Pengertian Arsip Elektronik: Bentuk Dan Jenisnya - Hallo sahabat Suka Suka Saya, Pada Artikel yang anda baca kali ini dengan judul Pengertian Arsip Elektronik: Bentuk Dan Jenisnya, kami telah mempersiapkan artikel ini dengan baik untuk anda baca dan ambil informasi didalamnya. mudah-mudahan isi postingan Artikel Ilmu Perpustakaan, yang kami tulis ini dapat anda pahami. baiklah, selamat membaca.

Judul : Pengertian Arsip Elektronik: Bentuk Dan Jenisnya
link : Pengertian Arsip Elektronik: Bentuk Dan Jenisnya

Pengertian Arsip Elektronik: Bentuk Dan Jenisnya

Pengertian Arsip Elektronik

Arsip elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan betuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran eleklronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi. Keberadaan teknologi informasi tidak bisa terlepas dari arsip elektronik yang merupakan hasil penciptaan dan keluaran fisik dari komputer. 

Kantor kearsipan

Arsip elektronik sering kali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin).Rekod elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media eleklronik, yang dibuat, diterima. atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan. Arsip rekod elektronik adalah rekod dalam media penyimpanan elektronik yang dibuat, dikomumkasikan, disimpan dan diakses menggunakan perangkat elektronik. 

Dari pengertian tersebut dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip elektronik adalah kumpulan informasi yang direkam menggunakan teknologi komputer sebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan dipergunakan kembali. Sedangkan arsip dinamis elektronik adalah arsip dinamis yang memillki format elektronik atau digital, dan memerlukan media tertentu sesuai dengan bentuk arsipnya untuk membacanya. 

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti hard disk, CD, DVD dan lain-lain Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media. Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual. 

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya. tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah.

Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuli perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan. Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar, teknologi akan terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar. sehingga produk-produk out of date tak sinkron produk terbaru. karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain. 

Sistem kearsipan elektronik mempunyai sejumlah komponen penting yang saling beriteraksi untuk mencapai tujuan. Di mana komponen sistem kearsipan elektronik meliputi pengolahan data dan fakta menjadi inforrnasi manajemen, metode, alat dan evaluasi. Keseluruhan komponen ini sering berinteraksi dan berhubungan, bersama-sama diarahkan untuk mencapai tujuan. 

Dengan demikian, sistem kearsipan merupakan suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur-unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah-masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditelapkan dapat tercapai. Dari pengertian di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa. sistem kearsipan elektronik merupakan suatu sistem yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip arau berkas dengan menggunakan media elektronik, sehingga surat atau dokumen-dokumen yang diperlukan dengan mudah dan cepat dapat di distibusikan dan ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Baca juga: Kode etik pustakawan indonesia

Arsip/rekod pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam dua bagian besar yaitu:

Jenis Pertama

Jenis pertama adalah arsip berbasis kertas disebut dengan arsip konvensional. Arsip konvensional terdiri dari arsip tekstual yaitu arsip berbasis kertas yang isi informasinya berupa citra diam (still visual) tidak bergerak seperti foto, gambar, slide, dan poster, terakhir adalah arsip kanografi yaitu arsip berbasiskan kertas yang informasinya tertulis dalam bentuk grafik atau foto metric, termasuk di dalamnya antara lain peta, desain bangun mesin, desain bangun pesawat, bagan dan sejenisnya.

Jenis Kedua

jenis kedua adalah arsip yang berbasis nonkertas disebut dengan arsip media baru yaitu arsip yang berisi informasi yang direkam dalam bentuk elektronik yang menggunakan peralatan khusus. seperti baca mesin dan arsip pandang dengar yang terdin' dari arsip rekaman sum yaitu arsip nonkenas yang isi infomasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu, arsip video yaitu arsip yang berbasis nonkertas yang isi informasinya berupa citra nongerak (moving images) terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik, terakhir arsip elektronik yaitu arsip berbasiskan nonkertas yang isi informasinya berupa apa saja dengan penciptaannya menggunakan media teknologi informasi khususnya kompuler. 

Seiring dengan perkembangan teknologi computer, maka terjadi perubahan pula dalam dunia kearsipan. Bentuk rekod yang terdahulu didominasi oleh kertas, kini telah bergeser berbasiskan komputer atau digital. Terdapat beragam bentuk rekod, mulai dari kertas hingga digital.

Bentuk-Bentuk Arsip/Rekod

Bentuk-bentuk rekod yang ada saat ini adalah: 

1. Kertas, mikrofilm atau elektronik
2. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto, dan lain-lain
3. Data dari sistem bisnis, dokumen pengolah kata, spreadsheets, email, citra digital
4. Audio atau video 
5. Dokumen tulis tangan
6. Dokumen yang tidak terlalu berstruktur, sepeni: Surat, dan dokumen yang sangat berstruktur seperti formulir.

Jenis-jenis Arsip Elektronik

Jenis-jenis arsip elektronik di antaranya: 

1. File Teks, Teks adalah informasi yang ditulis sebagai frase/kalimat dihasilkan oleh program pengolah data atau perangkat lunak lainnya
2. File Data, Terdiri dari kumpulan karakter yang lebih terstruktur. terbagi atas field dan ruas. Contoh: Data karyawan yang terdiri dari nama, NIP, alamat, dan lain-lain. 
3. File Citra (Image), Merupakan rekod elektronik yang mengandung citra. atau image adalah infornasi dalam bentuk gambar, termasuk chart, graph, yang diciptakan secara elektronik menggunakan scanner atau program komputer untuk desain dan grafis. 
4. Suara, Merupakan rekod elektronik yang mengandung informasi dalam bentuk suara.

Bentuk media arsip/rekod elektronik bermacam-macam dengan ketahanan penyimpanan yang berbeda-beda antara lain: Media magnetik (magnetic media), disk magnetik (magnetic disk), pita magnetik (magnetic tape), kaset (cassette), media optik (optical disk). Janis dan bentuk rekod elektronik juga bisa bermacam-macam seperti jile teks, file dam database.

Baca juga: Cara Pemeliharaan Arsip

Itulah penjelasan mengenai arsip elektronik mulai dari pengertian dan jenins-jenisnya, semonga artikel ini dapat menjadi referensi pembaca dan menambah wawasan pembaca mengenai arsip. Terimah kasih

Daftar pustaka

Mulyadi. Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi. Jakarta, Rajawali Press. 2016

Demikianlah Artikel Pengertian Arsip Elektronik: Bentuk Dan Jenisnya

Sekianlah artikel Pengertian Arsip Elektronik: Bentuk Dan Jenisnya kali ini, mudah-mudahan bisa memberi manfaat untuk anda semua. baiklah, sampai jumpa di postingan artikel lainnya.

Anda sekarang membaca artikel Pengertian Arsip Elektronik: Bentuk Dan Jenisnya dengan alamat link https://suksuksay.blogspot.com/2019/07/pengertian-arsip-elektronik-bentuk-dan.html

Tweet